Stand-Up Meeting: Apa Itu, Manfaat, Bahas Apa, Bagaimana Teknisnya?

Hendy

Masuksini.com

Saat memasuki dunia kerja, Anda sudah terbiasa dengan pertemuan dan perkumpulan yang membahas topik-topik penting dalam perusahaan. Rapat memang sangat penting, namun sering kali dianggap melelahkan dan membosankan. Masalahnya, rapat biasanya berlangsung lama. Oleh karena itu, jika rapat di kantor masih terasa lama, sebaiknya biasakan rapat sebentar namun rutin setiap hari, biasa disebut stand-up meeting.

Stand-up meeting akan meningkatkan produktivitas, bukan menurunkannya. Lalu apa itu stand-up meeting dan bagaimana cara kerjanya? Simak penjelasannya berikut ini:

Apa itu Stand-Up Meeting?

Pertemuan singkat yang memberikan kesempatan kepada  peserta untuk bertukar update pekerjaan. Pertemuan ini juga dikenal sebagai “Daily Scrum”.

Stand-up meeting adalah jenis rapat singkat yang digunakan dalam metodologi manajemen proyek tangkas.
Tujuan dari pertemuan stand-up adalah untuk membantu tim bekerja sama secara efektif dan terencana untuk menyelesaikan masalah secepat mungkin.

Beberapa perusahaan menggunakan metode online untuk mengadakan pertemuan stand-up. Beberapa aplikasi gratis bisa Anda gunakan untuk mengadakan pertemuan online seperti Google Meet, Zoom, Microsoft Teams atau WhatsApp Call Group. Mengetahui apa yang dilakukan setiap anggota tim memungkinkan orang lain berkolaborasi dengan lebih efektif dan menghindari duplikasi pekerjaan.

Stand-up meeting juga mempunyai manfaat sebagai berikut:

• Peningkatan Komunikasi
  Stand-up meeting memungkinkan anggota tim berinteraksi langsung dan menyampaikan informasi penting. Ini akan membantu meningkatkan komunikasi dan mengurangi kesalahpahaman.
• Peningkatan Efisiensi
  Stand-up meeting yang singkat dan fokus pada topik penting dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi dan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan dalam rapat.
• Peningkatan Transparansi
  Stand-up meeting memungkinkan anggota tim melihat apa yang dilakukan anggota tim lainnya, sehingga meningkatkan transparansi proyek dan menghindari duplikasi upaya.
• Meningkatkan Kinerja Tim
  Stand-up meeting memungkinkan anggota tim mempelajari masalah tim lainnya dan berkolaborasi untuk menyelesaikannya. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk meningkatkan kinerja tim.
• Peningkatan Keterlibatan
  Stand-up meeting memberikan kesempatan kepada semua anggota tim untuk berbicara dan mendengarkan secara aktif. Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan dan membuat anggota tim Anda merasa diakui.

Pertanyaan Penting dalam Stand-up Meeting

Panduan Scrum lama (2017) menyarankan agar anggota tim menjawab tiga pertanyaan secara singkat (maksimal 1 menit per anggota tim) sebagai masukan untuk rencana ini. Tiga pertanyaan tersebut adalah:

1. Apa yang sudah saya lakukan kemarin untuk mencapai tujuan?
2. Apa yang akan saya lakukan hari ini untuk mencapai tujuan?
3. Apa hambatan yang saya alami?

Saat ini, pertemuan stand-up bergaya Kanban fokus pada pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Hambatan apa yang menghalangi kemajuan saya?
2. Kemajuan apa yang telah saya capai?

Bagaimana cara mengadakan stand-up meeting

Stand-up meeting biasanya diadakan setiap pagi hari kerja dan dihadiri oleh anggota tim proyek. Setiap anggota tim harus mengatakan tiga hal: apa yang mereka lakukan kemarin, apa yang akan mereka kerjakan hari ini, dan apakah ada masalah yang mereka hadapi. Rapat  diadakan secara berdiri sebagai simbol tekad kami untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien.

Untuk menjalankan stand-up meeting yang efektif, Anda harus:

Atur waktu yang sama setiap hari

Stand-up meeting hendaknya diadakan pada waktu yang sama setiap hari, misalnya sebelum mulai bekerja pada pagi hari. Ini membantu anggota tim  mempersiapkan dan menyelesaikan pekerjaan mereka sebelum rapat.

Mengatur durasi pendek

Stand-up meeting harus berlangsung singkat dan efisien, sekitar 10-15 menit. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk fokus pada topik penting dan menghindari percakapan yang tidak perlu.

Menentukan tujuan rapat

Pertama, penting untuk menentukan tujuan pertemuan. Meskipun pertemuan stand-up merupakan sesi informal, akan sangat membantu jika pertemuan tersebut terstruktur. Pastikan topik diskusi dalam stand-up meeting Anda meliputi:

• Kemajuan: Setiap anggota menjelaskan kemajuannya sejak pertemuan terakhir.
• Sasaran: anggota terus menguraikan tujuan yang ingin dicapai pada akhir sesi ini dan sesi mendatang.
• Tantangan: Anggota tim menjelaskan masalah atau tantangan yang mungkin terjadi kepada  anggota tim lainnya. Sementara itu, anggota tim lainnya mungkin memiliki saran bagaimana cara menghindari masalah di kemudian hari.

Pastikan semua anggota tim berpartisipasi

Agar efektif, semua anggota tim harus berpartisipasi. Pastikan semua orang berpartisipasi dalam rapat secara langsung, melalui obrolan video, atau melalui  telepon. Opsi ini dapat dipertimbangkan untuk karyawan yang bekerja jarak jauh.

Jika anggota tim tidak dapat menghadiri stand-up meeting, seseorang dapat membuat catatan rapat dan membagikannya kepada semua anggota tim setelah rapat. Hal ini bertujuan agar anggota tim yang tidak hadir dapat membaca catatan dan memberikan masukan kepada tim pada pertemuan berikutnya.

Atur format yang sama

Setiap anggota tim harus mengatakan tiga hal: Apa yang dilakukan kemarin, apa yang akan dilakukan hari ini, dan apakah ada yang salah. Hal ini  membantu  rapat tetap fokus dan  masalah dapat diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat.

Bersikap Profesional

Stand-up meeting harus dilaksanakan secara profesional.
Anggota tim harus datang tepat waktu, berpakaian rapi dan sopan. Hal ini penting agar member merasa nyaman.
Ingatlah untuk menghormati privasi dan kerahasiaan informasi yang diungkapkan pada pertemuan tersebut.
Jangan membuat informasi publik atau percakapan dalam rapat tersedia untuk orang yang tidak berwenang tanpa izin anggota tim Anda.

Ingatlah untuk mencatat hasil rapat

Mencatat hasil rapat dan tugas yang diberikan serta memastikan bahwa semua anggota tim memahami tugas yang diberikan dan tanggung jawab  anggota tim.

Review dan Rating

Setelah beberapa minggu, evaluasi hasil standup meeting. Evaluasi apakah stand-up meeting memberikan dampak positif bagi tim, apakah permasalahan yang diangkat dalam rapat telah diselesaikan dengan tepat, dan apakah ini solusinya.

Pada dasarnya stand-up meeting dapat menjadi alat yang efektif untuk meningkatkan komunikasi dan efisiensi dalam tim kerja. Namun, penting untuk mengikuti protokol yang tepat untuk menghindari masalah yang dapat berdampak pada produktivitas.